Огромный поток документов проходит в жизнедеятельности любой организации. Но в определенные периоды наступает момент, когда нужно сохранить бумажную информацию.
Важно не только ее сохранить в различных папках, но обеспечить быстрый доступ в любое время. Если не правильно организовать хранение документов и не соблюдать сроки, то в дальнейшем возникнут сложности с поиском необходимого документа.
Быстрый поиск возможен только при правильном распределении их по группам в соответствии с нормами. Услугу хранения документов в Москве предлагает компания Антресоль 24 https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/.
Возможные варианты хранения документов
- По договору хранению документы передать в учреждение, которая занимается архивацией докуметооборота
- Если есть свободная площадь, то организовать внутри организации. Для этого используются различные шкафы. Документы подшиваются в папки или специальные пластиковые коробки
- Разделить организацию документов. С долгим сроком хранения передать в специализированный архив, та часть, которая будет требоваться для работы оставить в учреждении
- Электронные документы хранятся на усмотрение руководителя
Если документы находятся на рабочем месте, то следует придерживаться определенных требований к условиям хранений:
- В месте хранения документооборота обязательно устанавливается противопожарная сигнализация
- Использовать темное помещение, чтобы исключить их выгорание
- В избежание образования грибка на стенах, необходимо обеспечить нормальный уровень влажности
- Влажная уборка проводится без применения химических средств
- Шкафы и стеллажи устанавливаются с соответствующими нормами
- Запрещается хранить документы на полу, курить в местах хранения и хранить пищевые продукты
В организации существует два вида хранения документов:
- Архивное
- Бухгалтерское
Организация хранения архивных документов
- Заводится журнал регистрации и журнал для отметок посещения сотрудниками
- На стеллажах номера ставят слева направо от входа в архив
- Полки следует нумеровать сверху вниз
- Буквами русского алфавита пронумеровываются шкафы и стеллажи
- В нумерации полок используют только латинские цифры
- Арабские цифры применяются в нумерации отсеков на полках
- Наносить нумерацию водоустойчивыми маркерами, краской или чернилами
Чтобы облегчить поиск нужного документа, при поступлении в архив его надо зарегистрировать в журнале.
Такой журнал должен содержать следующие графы
- Наименование. В том случае, если в организации разных подразделений документ носит одно наименование, то следует добавить отдельную графу под названия подразделения
- Дата документа
- Указать период хранения
- Дата принятия
- Дата выбытия
- Подпись должностного лица, которое отвечает за хранение
Что касается хранения первичных бухгалтерских документов, то порядок систематизации определяет главный бухгалтер организации. Как правило, по истечению месяца или квартала формируются документы по дате, а затем подшиваются в папки.
Обычно около трех лет основные бухгалтерские документы хранятся в самой бухгалтерии. Потом они передаются в архив организации. В случае ликвидации организации, те документы, по которым не истек срок хранения, в обязательном порядке сдается в местное отделение Росархива.
Папки для хранения оформляются следующим образом
На титульном листе указывается:
- Название организации
- Вид бухгалтерских документов
- Год
Но, по некоторым видам документации существуют особый порядок хранения и систематизации. Так, полученные, сфет-фактуры от поставщиков следует хранить с книгой покупок, а те счет-фактуры, которые выдавались покупателям, следует хранить совместно с книгой продаж.
В Федеральном законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указаны общие требования к организации хранения бухгалтерских документов.
